Pages

Saturday, March 17, 2012

5 M Dalam Manajemen

Pengertian dan Sarana Manajemen - Man, Money, Methods,Material, Markets

Manajement adalah suatu proses, yang terdiri dari kegiatan pengaturan, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoorganisasian dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Terdapat tiga hal penting dalam manajement, antara lain ada tujuan yang ingin dicapai, pemanfaatan sumberdaya untuk mencapai tujuan, pengendalian atas kegiatan manusia, agar mereka menjalankan tugasnyadengan benar. Sedangkan fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan.

Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, meliputi perencanaan (planning), yaitu memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

Planning merupakan menggambarkan tentang apa, bagaimana, mengapa, dan kapan dilakukannya aktivitas, kemudian ditetapkan siapa yang melakukan, bagaimana pembagian kerja, pembagian wewenang, tanggung jawab serta pertanggung jawaban dari masing-masing kegiatan.Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan. Sedangkan Manfaat perencanan, antara lain :
1.    Dapat memberikan arah dan tujuan yang hendak dicapai perusahaan.
2.    Dapat ditentukan suatu suatu pedoman sebagai standar untuk mengurangi ketidakpastian
3.    Dapat diukur berhasil tidaknya suatu kegiatan, untuk memeudahkan pengawasan
4.    Dapat membantu menemukan peluang dimasa yang akan datang
5.    Menciptakan efisiensi biaya
Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Pengorganiasian juga merupakan keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengelompokan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi wewenang, serta tanggung jawabnya dengan tujuan terciptnya organisasi yang berhasil. dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil. Sedangkan langkah perorganisasian
1.        Memperici seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan
2.        Membagi beban kerja kedalam aktivitas yang menyenangkan
3.        Mengkombinasikan pekerjaan anggota perusahan dalam cara yang logs dan efisien
4.        Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan dalam satu kesatuan yang harmonis
5.        Memantau aktivitas organisasi dan pengambilan langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas

Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha. Prinsip pengarahan meliputi prinsip keharmonisan dan kesatuan komando. Pada prinsip keharmonisan, bertujuan  pemenuhan kebutuhan yang dimiliki para pekerja harus harmonis dengan kepentingan perusahaan. Sedang prinsip kesatuuan komando, menyatukan arah dan tujuan dan tanggung jawab para bawahan kepada atasan

 Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari : Pembagian kerja (Division of work), Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility), Disiplin (Discipline), Kesatuan perintah (Unity of command), Kesatuan pengarahan (Unity of direction), Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri, Penggajian pegawai, Pemusatan (Centralization), Hirarki (tingkatan), Ketertiban (Order), Keadilan dan kejujuran, Stabilitas kondisi karyawan, Prakarsa (Inisiative), Semangat kesatuan, semangat korps.

Sarana manajemen
Menurut Harrington Emerson dalam Phiffner John F. dan Presthus Robert V. (1960) manajemen mempunyai lima unsur (5M), yaitu:
1.    Men
2.    Money
3.    Materials
4.    Machines, and
5.    Methods

Peterson 0.F., member of Indiana Univercity memasukan unsur mesin ke dalam material dan metode diberi istilah the use sehingga katanya, “Management is the use of man, money and materials to achieve a common goal”. Ada lagi seorang ahli bernama Mooney James D., 1954, is memasukan unsur-unsur uang, material dan mesin ke dalam istilah yang disebut fasilitas sehingga unsur-unsur manajemen adalah
1.    Men
2.    Facilities
3.    Method

George R. Terry dalam bukunya Principle of Management mengatakan, ada enam sumber daya pokok dari manajemen, yaitu:
(1) Men and women
(2) Materials
(3) Machines
(4) Methods
(5) Money
(6) Markets

Sistematika dari keempat pandangan para ahli itu jelas menunjukan, manusia merupakan unsur manajemen yang pokok. Manusia tidak dapat disamakan dengan benda, is mempunyai peranan, pikiran, harapan serta gagasan. Reaksi psikisnya terhadap keadaan sekeliling dapat menimbulkan pengaruh yang lebih jauh dan mendalam serta sukar untuk diperhitungkan secara seksama.  Oleh karena itu, manusia perlu senantiasa diperhatikan untuk dikemhangkan ke arah yang positif sesuai dengan martabat dan kepribadiannya sebagai manusia. Sejalan dengan pandangan itu, Harold Konntz dan Cyril O’Donnel (1972) menegaskan, “Manage-ment is the development of people, not the direction of thing.”

Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.

Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.

Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.

Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja. Sedangkan metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.

Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.

Beberapa sumber daya manajemen diatas pada dasarnya jika dikelompokkan dalam elemen  sistem  manajemen dapat  dikelompokkan dalam 7 (tujuh) unsur, yaitu :
  1. Masukan  (input)  yakni  bagian  atau  elemen  yang  terdapat  dalam  sistem  dan  yang  diperlukan  untuk  dapat  berfungsinya  sistem  tersebut.  Masukan manajemen  berupa  sumber  daya  manajemen  yang  terdiri  atas  man (ketenagaan),  money  (dana/biaya),  material  (bahan,  sarana  dan  prasarana), machine  (mesin,  peralatan/teknologi)  untuk  mengubah  masukan  menjadi  keluaran,  method  (metode),  market  dan  marketing  (pasar  dan  pemasaran), minute/time (waktu), dan information (informasi), yang disingkat 7 M + 1 I;
  2. Proses  (process)  yakni  bagian  atau  elemen  dari  sistem  yang  berfungsi melakukan transformasi/konversi yakni mengubah masukan menjadi keluaran yang direncanakan
  3. Hasil  antara  (output)  yakni  bagian  atau  elemen  dari  sistem  yang  dihasilkan dari berlangsungnya proses transformasi/konversi dalam sistem;
  4. Hasil  akhir  (outcome)  yakni  hasil  yang  dicapai  dari  suatu  program  berupa indikator-indikator keberhasilan suatu program;
  5. Manfaat dan Dampak  (impact) yakni efek  langsung atau  tidak  langsung  atau konsekuensi  yang  diakibatkan  dari  pencapaian  tujuan  suatu  program  berupa manfaat dan dampak dari program tersebut;
  6. Umpan  balik  (feed  back)  yakni  bagian  atau  elemen  dari  sistem  yang merupakan  hasil  antara  dan  hasil  akhir  dari  sistem  dan  sekaligus  sebagai masukan  bagi  sistem  tersebut  serta  informasi  yang  diterima  dari lingkungannya;
  7. Lingkungan  (environment)  yaitu    bagian  di  luar  sistem  yang  tidak  dikelola oleh sistem tetapi mempunyai pengaruh besar terhadap sistem.
Berdasar definisi (Komisi Pendidikan Administrasi Kesehatan Amerika Serikat) ditemukan 5 faktor pokok yang berperan penting dalam menetukan keberhasilan manajemen kesehatan, yaitu: masukan (input), proses (process), keluaran (output), sasaran (target) serta dampak (impact). Input (masukan) adalah segala sesuatu yg dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan manajemen. Input berfokus pada sistem yang dipersiapkan dalam organisasi dari menejemen termasuk komitmen, dan stakeholder lainnya, prosedur serta kebijakan sarana dan prasarana fasilitas dimana pelayanan diberikan.

Proses (process) adalah langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proses dikenal dengan nama fungsi manajemen. Pada umumnya, proses ataupun fungsi manajemen merupakan tanggung jawab pimpinan. Pendekatan proses adalah semua metode dengan cara bagaimana pelayanan dilakukan.
Macam fungsi manajemen:
  1. Menurut Komisi Pendidikan Administrasi Kesehatan Amerika Serikat ada 6: Planning, Organizing, Directing, Controlling, Coordinating, Evaluation (PODCCE).
  2. Menurut Freeman ada 6: Planning, Actuating, Coordinating, Guidance, Freedom, Responsibility (PACGFR).
  3. Menurut George R. Terry ada 4: Planning, Organizing, Actuating, Controlling (POAC).
  4. Menurut Barton ada 8: Planning, Organizing, Staffing, Budgeting, Implementing, Coordinating, Reporting, Evaluation (POSBICRE).
  5. Menurut Luther M. Gullick ada 7: Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting (POSDCoRB).
  6. Menurut Hendry Fayol ada 5: Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controling (POCCC).
Output adalah hasil dari suatu pekerjaan manajemen. Untuk manajemen kesehatan, output dikenal dengan nama pelayanan kesehatan (health services). Hasil atau output adalah hasil pelaksanaan kegiatan. Output adalah hasil yang dicapai dalam jangka pendek, misalnya akhir darikegiatan pemasangan infus, sedangkan outcome adalah hasil yang terjadi setelah pelaksanaan kegiatan jangka pendek misalnya plebitis setelah 3x24jam pemasangan infus. Macam pelayanan kesehatan adalah Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) dan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM).

Sasaran (target group) adalah kepada siapa output yang dihasilkan, yakni upaya kesehatan tersebut ditujukan kepada UKP untuk perseorangan atau UKM untuk masyarakat (keluarga dan kelompok). Sedangkan Dampak (impact) adalah akibat yang ditimbulkan oleh output. Untuk manajemen kesehatan dampak yang diharapkan adalah untuk meningkatkan derajat kesehatan. Peningkatan derajat kesehatan dapat tercapai jika kebutuhan (needs) dan tuntutan (demands) perseorangan/masyarakat dapat dipenuhi.


Referensi : Satrianegara, M. Fais. 2009. Buku Ajar Organisasi Dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Serta Kebidanan. Jakarta: Salemba Medika, Dasar Dasar Manajemen, Oleh Yayasan Trisakti